Менаџерска комуникација - Дефиниција
" Уопштено говорећи, менаџерска комуникација одговара интеракцијама између менаџмента компаније и организације. Тачније између менаџера и његовог тима.
Овај оквир је задужен за пренос информација и директива са виших хијерархијских нивоа, подржавајући их унутрашња комуникација , дестилирати поруке у вези са сопственим менаџментом како би задобио преданост свог тима итд. Заснива се на специфичним вештинама које омогућавају менаџеру да ефикасно пренесе поруку. ."
Ова вежба може бити незгодна. Делимично из тог разлога, многим стручњацима је непријатно да се баве овим задатком. Овај недостатак поверења је такође последица чињенице да менаџерска комуникација захтева минимум обуке. Минимум није увек загарантован.
Који су изазови менаџерске комуникације?
Комуникација је основа сваког односа, какав год он био. Човек не може да не комуницира. Интеракција са другима део је његовог примарног функционисања.
У послу је од кључног значаја да менаџер савлада ову вежбу. Не само да га разумеју људи око њега, већ и да изврши своју мисију.
Шта комуницирати? Када ? Чије? Ова питања ће пронаћи одговор у доследности предузетих радњи. На пример, ако запослени имају акционе планове повезане са општом стратегијом, посреднички менаџер задужен за управљање тим људима мора их обавештавати о укупним резултатима стратегије и свим периферним информацијама ако нису. Није поверљиво.
Добра менаџерска комуникација ће, између осталог, имати за циљ:
- извести ефикасно запослени, размена, дијалог са њима,
- одржавајте везу између различитих слојева компаније (топ менаџмент, средњи менаџери, локални менаџери, запослени итд.)
- размењују информације између различитих услуга , учествовати у духу компаније и јачати чланство у једној те истој организацији, радити на колективној интелигенцији, сарадњи и иновацијама,
- релеј , поделити култура, вредности, стратегија компаније,
- довести трансформације до успеха давањем смисла повереним мисијама и задацима,
- јасно и прецизно дефинишу задатке ради боље ефикасности, посебно кроз дефинисање СМАРТ циљева,
- вратити људе у срце компаније ,
- створити климу поверења и добар кохезија тима ,
- мотивисати ефикасно, инспирисати, укључити, охрабрити, честитати …
Како менаџер комуницира?
Менаџерска комуникација данас функционише на 3 осе:
- силазни : од менаџера до његових запослених,
- узлазни : од менаџера до његове хијерархије,
- попречно : од менаџера до других менаџера / одељења организације.
Потребне вештине
Менаџер мора бити у стању да мобилише одређени број вештина и квалитета за ефикасну комуникацију са својим тимом.
- Активно слушање - Да бисте били саслушани и саслушани, пре свега је потребно знати слушати другог пажљиво и на недирективан начин како би се овај изразио у потпуној слободи, без страха од исхитрене пресуде и без притиска. Активно слушање значи знати декодирати невербални језик и прилагодити комуникацију, чути изван изречених речи. Неопходна вештина када је у питању вођење људи.
- Способност комуникације са другима - Будите опуштени са другима или у јавности, усудите се да говорите, знате да кажете не, познајете различите врсте личности и знате како да их идентификујете да бисте прилагодили своју комуникацију, пронађите праве речи и право време да изразите оно што ми морају да пренесу … Све су то елементи које менаџер мора савршено савладати у оквиру своје мисије.
- Емоционална интелигенција и саосећање - Препознајте, контролирајте и мудро користите своје емоције за флуиднију комуникацију и односе. Свесност о томе шта други осећа може омогућити менаџеру да се прилагоди свакој ситуацији. Емпатија, са своје стране, помаже у успостављању стварне климе поверења и аутентичности која је неопходна за управљање људима.
- Цхарисма и асертивност - Одважност да заузмете своје место и потврдите свој избор је од суштинског значаја када заузимате положај менаџера. Да би инспирисао, мотивисао, био саслушан и поштован, менаџер мора показати харизму и вођство.
Шта подржава?
Комуникација може бити писмена или усмена, упућена једном или више прималаца, мање или више формална, организационе природе (дефиниција задатака / циљева, евалуација итд.) Или међуљудска (размена без позивања на различите позиције / хијерархијске нивое: разговори међу колегама итд.).
Менаџер ће тако осигурати да своју подршку прилагоди циљевима поруке, околностима у којима се преноси, личностима / функцијама саговорника.
- Маилс : пренијети информације / документе потребне за правилно извршавање задатака (позив на кратки преглед, дијељење дневног реда било којег састанка, бројки и података итд.).
- Курири : резервисано углавном за веома законски регулисане сврхе (реорганизација, трансфер, повећање, раскид уговора, отпуштање, позивање на ред и друге санкције итд.).
- Телефон : да брже дође до информација него путем е -поште, да пренесе важне и хитне податке …
- ЦСР, интранет, друштвене мреже : за размену докумената, информација, материјала за обуку итд. Будите опрезни, међутим, уоквирите њихову употребу како бисте избегли клизање, зависност, прекомерну употребу …
- Колективни састанци : јутарњи брифинги, сесије за размишљање, напредовање, сагледавање предстојећих или актуелних пројеката, семинари итд.
- Појединачни састанци : годишњи интервјуи, индивидуалне повратне информације итд.
- Конструктивне повратне информације : да мотивише и охрабри, по потреби коригује курс, али и да добије повратне информације од запослених.
- Сесије изградње тима : открити све стварне личности, појачати осећај припадности тиму, ојачати кохезију, промовисати сарадњу и колективну интелигенцију.
- Неформални састанци : да бисте ујединили групу, боље упознали своје запослене и колеге …
Какав ритам?
Тешко је дефинисати одређени ритам за оптималну менаџерску комуникацију. У зависности од активности, величине организације / компаније, географске распрострањености запослених, темпа размене може јако варирати.
Међутим, важно је редовно комуницирати. Менаџер може дефинисати редовне и структуриране колективне и индивидуалне састанке - о датумима и сврси ће бити обавештени укључени запослени, али такође може поставити интервју на дневни или недељни дневни ред ако се укаже потреба. У ствари или у случају хитне, непредвиђене.
Ритам различитих тачака се тако може артикулисати на следећи начин:
- из дана у дан - Састају се менаџер и сарадници.
Циљ: започети дан и брзо погледати задатке, мисије и пројекте у току.
На пример, сваки члан тима је позван да каже шта је радио претходног дана, циљеве које је постигао, пројекте на којима ће радити током дана, све потешкоће на које наиђе.
Ови релативно неформални интервјуи (или кратки сажеци) обично се одржавају, увек у исто време. Сваки запослени има око 1 минут да каже шта има да каже. То такође може бити прилика за менаџера да мотивише своје трупе путем анегдоте, позитивне мисли … За већу ефикасност, сви чланови тима морају бити присутни и учествовати - физички или виртуелно путем позив / визио конференције, е -поште која представља њихов посао ако не могу другачије.
- недељно - Састају се менаџер и сарадници.
Циљ: прецизирати напредак (унапред дефинисати индикаторе који ће се користити), поставити рокове и циљеве за наредну недељу.
Идеја је да се запослени укључе у одређене стратешке одлуке како би се мисијама дао смисао. У идеалном случају, ови релативно формални недељни састанци ће седети за столом и трајати највише 1 до 2 сата. Они окупљају све чланове тима.
- месечно - Састају се руководилац и запослени.
Циљ: урадити формалније ажурирање напретка месеца и дефинисати циљеве за наредни месец, ажурирати индикаторе, изменити распореде и рокове пројекта, ако је потребно. Такође може бити у питању и преглед било које обуке / обуке која је у току.
Ови састанци ће се по могућности одржавати ујутро како би се повећала њихова ефикасност и трајат ће 1 до 2 сата. Није обавезно позвати све чланове тима. Менаџер ће то учинити у складу са начином рада тима и праксом компаније.
- годишње - Менаџер и сарадници се састају појединачно или се састаје цео тим / компанија.
Циљ: годишњи интервјуи за процену са менаџером и сваким од његових запослених, семинар компаније, тимска изградња, посебни догађаји …
Семинари, сесије изградње тима и други годишњи догађаји одржавају се на лицу места или изван њих и окупљају све чланове тима, све запослене итд. према контексту.
Годишње евалуације имају врло прецизан оквир и спроводе се према посебним правилима.
