Од суштинског је значаја, било да менаџер или чланови његовог тима имају јасну визију циљева и изазова различитих поверених мисија, да се одржи мирна радна клима и да се допринесе личној ефикасности сваке од њих, али и до колективне ефикасности.
За то постоји алат изузетне ефикасности за оне који га знају користити: повратне информације.
Шта се састоји од повратних информација?
Овај англицизам - који се може превести као „повратна информација“ - означава праћење, редовну тачку између менаџера и његових сарадника у погледу уложених напора или понашања које треба изменити. То такође може бити приступ који се одвија између запослених међу собом или чак између различитих менаџера компаније. Сврха таквог приступа је стално побољшање.
Овај алат је део приступ глобалне комуникације и могу попримити различите аспекте.
Штавише, да би био ефикасан и конструктиван, мора заснивају се на прецизним, чињеничним и уочљивим елементима . Свака пресуда појединцу мораће бити забрањена под казном поништавања читавог процеса и разорног дејства на атмосферу и потпуно контрапродуктивна.
Циљ је да се охрабрити појединца да задржи замах, повећа свој учинак или чак исправи одређене радње / понашања .
Интервју са повратном информацијом би требао отворени дијалог што се тиче понашања и / или радње о којој је реч. То никако није монолог оног ко га износи.
Различите врсте повратних информација
Разликујемо различите ефекте повратне спреге, у зависности од радње и / или понашања на које се односе и жељеног циља. У сваком случају, повратне информације се морају дати уз поштовање особе којој су упућене.
Негативне повратне информације
Деликатну, међутим углавном користе менаџери који напуштају позитиву из различитих разлога (концепција менаџмента, скромност, неспретност итд.), Ова врста повратних информација, достављена на конструктиван начин, има за циљ побољшање и напредовање. Циљ је да сви постану свесни својих грешака и слабости и уче од њих. Ако је грешка људска, важно је знати како учити из њених могућности.
Погледајте и „Како се носити са критиком“.
Позитивне повратне информације
Често се превиђа - погрешно, али лакше испоручује него негативне повратне информације, ова позитивна повратна информација о предузетој радњи или понашању снажан је мотивациони фактор. Заиста, то покреће позитивну динамику за запосленог. Јача самопоуздање, стимулише креативност и јача тимску кохезију. Врстан круг који се брзо шири на целу компанију.
Примери позитивних повратних информација: честитке, признање одређене вештине,
Корективне повратне информације
Користи се за прилагођавање радне оси или понашања запосленог када овај иде у погрешном смеру, има за циљ да се боље перципира, конструктивније него једноставно негативне повратне информације. Његова сврха је да донети промену приступа запослених у одређеном контексту .
Она има облик конструктивне критике: побољшање такве или такве специфичне тачке, „стручни“ савети, тренирање итд.
Имајте на уму: неопходно је направити корак уназад пре него што дате повратне информације - осим ако је ситуација озбиљна и некога доводи у опасност.
Интерес процеса повратне информације
Предности примене таквог приступа у вашем одељењу / предузећу су бројне:
- Одржавајте однос поверења са члановима свог тима кроз природну и отворену комуникацију.
- Уверите се да су сви разумели своју мисију и иде у правом смеру.
- Дајте више смисла мисији сваке особе : постајући свесни детаља и важности своје мисије, запослени су одговорнији, укљученији, аутономнији. Тиме се јача колективна интелигенција.
- Препознајте рад, вештине и таленат чланови његовог тима: редовним истицањем квалитета и успеха.
- Усев и понудити запосленом прилику да исправи ситуацију у текућој датотеци, исправи грешку која је остала незапажена итд.
- Дозволите запосленом да напредује , побољша приступ свом пројекту, датој мисији итд.
- Уклоните све препреке / потешкоће од првих симптома: комуницирајте без чекања да се с било које стране дегенерише. Заиста, нелагода која се не узима у обзир довољно рано не само да изазива озлојеђеност, љутњу или огорченост међу протагонистима, већ може имати и катастрофалне последице по тим, чак и по друштво … Стога је неопходно комуницирати што је пре могуће..
- За менаџера је то прилика да процени његов стил управљања , унесите било какве исправке и побољшајте праксу своје уметности да бисте боље упознали себе …
Подесите процес повратних информација
Приступ је део глобалне комуникационе стратегије унутар компаније. Запослени морају бити обавештени о постојању ове праксе и упознати са њеним детаљима.
Приступ се материјализује редовни, брзи и структурирани интервјуи са повратном информацијом. Да би био конструктиван и смислен, интервју се мора обавити у року од 24 до 48 сати од наведеног понашања. Осим тога, приступ губи сваки смисао.
Спроведите успешан интервју са повратном информацијом
Као и свака размена, такав састанак, колико год био неформалан, спрема се. Важно је да сваки од протагониста буде доступан и припремљен.
Неки начини за успешне повратне информације:
- Успоставите климу поверења унутар тима / одељења / компаније: запослени морају да се осећају поштовано, саслушано и размотрено.
- Изаберите право време да бисте дали повратне информације: чак и ако су ти састанци прилично неформални, неопходно је заказати састанак у време када су 2 протагониста потпуно доступна.
- Изаберите право место и форму : изаберите место које је довољно мирно да га не ометате и / или ометате свака 2 минута и дајте састанку неформалан, али структуриран карактер.
- Направите довољну удаљеност пре давања повратне информације: реаговање под утицајем емоције - посебно негативне - ретко је релевантно. Осим тога, пожељно је користити релативно неутралан тон како би се ослободили било каквих паразитских емоција и упутили другог, уместо да му судимо.
- Заснивајте се на чињеницама, радњама или уочљивим и мерљивим елементима : успешна повратна информација се даје у одсуству било каквог суда о особи. Менаџер даје повратне информације о поступцима свог сарадника, а не о његовој личности, његовом функционисању, његовом карактеру итд.
- Показујући емпатију : комуницирају узимајући у обзир функционисање и потребе другог, вежбају активно слушање, преформулацију како би се избегли неспоразуми.
- Будите искрени и добронамерни : аутентичност, искреност и љубазност су битни елементи.
Повратне информације су моћна полуга за комуникацију и управљање. Откријте СКС-Стоп-Кееп-Старт, једноставан и ефикасан алат који ће вам помоћи у овом процесу или чак Јохаријев прозор за боље познавање себе и свог начина комуникације са другима.
