Све више компанија доживљава рад на даљину за одређене запослене - понекад и за све своје запослене. Напуштање модела традиционалног радног окружења неизбежно доводи до промене метода управљања, метода и уобичајених процеса.
Управљање виртуелним тимом захтева низ алата и специфичне менаџерске праксе.
Брза навигација
- Шта је виртуелни тим?
- 4 димензије виртуелног тима
- Кључеви за управљање таквим тимовима
- Практични савети за управљање географски распршеним запосленима
Шта је "виртуелни" тим?
Занимљиво је пре свега сетити се шта је тим, био он виртуелан или не. Тим је група појединаца који раде заједно у истом смеру. Постоји само кроз своје мисије, пројекте, колективне циљеве. Сви се идентификују као део истог ентитета. Сви делују у интересу групе, под вођством менаџера.
За тим се каже да је „виртуелан“ када његови чланови не раде сви физички на истом месту и у исто време. Стога је у питању заједнички рад, али одвојено. Заједно у смислу да цео тим иде у истом смеру, ка истом циљу. Одвојено, јер сви запослени не деле исту канцеларију, исто окружење, исто радно време итд. и заправо се не срећу ретко.
Постоји неколико врста такозваних "виртуелних" тимова. Може деловати тимови чији су чланови сви на истом географском подручју, али раде - редовно или пуно радно време - са места које није предузеће. Неки раде од куће, други су љубитељи цоворкинг центара, трећи путују планетом у оквиру својих мисија и комуницирају са свог тренутног радног места. Понекад тим нема стално и стално место састанка.
Појавом нових технологија, посебно у комуникацији, запослени у виртуелним тимовима уче да раде заједно, док су сами, ка заједничком циљу. Време, простор и организација су редефинисани. Везе између различитих запосленика истог тима јачају захваљујући новим начинима комуникације.
Састављање и управљање виртуелним тимом има, наравно, предности, али и одређене границе.
Предности
- Флексибилност за чланове тима - боља равнотежа између приватног и професионалног живота, организација радног времена, организација задатака итд.
- Смањени трошкови за организацију - инфраструктура, некретнине, опрема, промет итд.
- Боља продуктивност - мање застоја, боља комуникација …
- Повећано задовољство од запослених …
Ограничења
- Чланство у групи и идентитет тешко спровести,
- Групна кохезија понекад тешко за стварање, лукаво поверење за инсталирање,
- Потешкоће у регрутујте праве профиле , саставите прави тим,
- Технолошке разлике у зависности од локације запослених, потешкоћа у одржавању ИТ, додатних трошкова за услуге постављене према географским подручјима итд.
- Културне баријере, ако их има,
- итд.
4 димензије виртуелног тима
Јессица Липнацк и Јеффреи Стампс успоставиле су 4 димензије које карактеришу виртуелни тим:
- Сврха тима : мисије за постизање циља и постизање резултата. Ово се преводи у посвећеност, кроз свакодневне задатке и мисије, сваког члана тима постизању заједничког циља. Ово друго је јасно дефинисано, свима подељено и прихваћено. Ово резултира посебним улогама, одговорностима и мисијама за сваког члана тима. Циљеви су стога индивидуални и међусобно зависни.
- Појединци : лидер / менаџер, запослени, 2 димензије - унутрашња и спољашња. Виртуелни тим није само скуп технологија, свака развијенија од друге. Чланови таквог тима морају бити способни да раде на два нивоа: интерно (независно и са осталим члановима тима), али и екстерно (са партнерима изван тима - добављачима, купцима, разним провајдерима итд.).
- Линкови : интеракције, међуљудски односи путем средстава комуникације. Чланови тима повезани су помоћу различитих алата (е -поште, тренутних порука, видео конференција итд.) Како би могли међусобно комуницирати. Ови алати омогућавају брисање удаљености, олакшавају рад и доношење одлука. Чланови виртуелног тима тако граде чврсте међуљудске односе и развијају климу међусобног поверења. Основни елементи ефикасности и продуктивности.
- Привремености : дневни ред / календар, пројекти, животни циклус тима. Менаџер виртуелног тима неће моћи да окупи све своје чланове у исто време на истом месту као што би то учинио са класичним тимом. Мораће да се носи са свачијим плановима и временским ограничењима. Сваки члан ће са своје стране морати уложити потребне напоре да се што боље прилагоди. Идеално је да се ово дефинише чим се тим састави како би могао да лута пре него што утврди брзину извођења.
Кључеви за управљање виртуелним тимом
Не управљате виртуелним тимом баш као што управљате „класичним“ тимом. Постоји неколико правила којих се треба придржавати.
Ефикасно комуницирајте
Комуникација је основа сваког односа. Када водите тим сарадника разбацаних по различитим местима, неопходно је поставити неколико комуникационих алата са специфичним наменама:
- размењују информације формално сви остали чланови тима или само неки,
- неформално ћаскати са колегама, као што бисмо радили око апарата за кафу или иза угла ходника - преко Слацка, на пример,
- размена на састанку ,
- преносе битан елемент целом тиму,
- напредује на пројекту ,
- саопшти хитну ствар директно правој особи,
- итд.
Стога је од суштинске важности од самог почетка јасно дефинисати употребу сваког од средстава комуникације који су доступни. Тиме се избегава сваки накнадни неспоразум или губитак времена у организацији. Осим тога, доприноси одређеном осећају припадности групи. Сваки члан тима зна који алат ће користити, када и у коју сврху.
Такође је важно да сви чланови тима могу приступити свим комуникационим каналима постављеним брзо и интуитивно. Сваком запосленом мора се понудити одговарајућа обука, било да се ради на лицу места или путем видео позива или на било који други начин који омогућава учеснику да у потпуности и одмах преузме власништво над дотичним алатом.
Упозорење : неопходно је осигурати сигурност средстава комуникације, посебно када је у питању размјена повјерљивих података.
Управљајте пројектима
Посебно се формира тим за извођење пројеката.
За ово је неопходно да се улажу у алате за сарадњу , посвећен посебно управљању пројектима, омогућавајући праћење рокова, размену информација, слање обавештења и упозорења, праћење напретка свих, издавање недељног или месечног накнадног прегледа у којем се наводи све што треба да се уради, ко и када.
Употреба таквих алата не само да побољшава продуктивност, већ и промовише комуникацију и размену између различитих чланова тима. Ови други у сваком тренутку могу пратити напредак својих колега, прикупљати потребне информације, извештавати о свом напретку итд.
Опсег алата за управљање пројектима је широк. Свако ће изабрати формулу која најбоље одговара његовом пољу деловања, организацији и потребама тима.
Мобилишу и мотивишу трупе
Да би укључио и мотивисао своје запослене разбацане по различитим географским локацијама, менаџер мора омогућавају максималну флексибилност, аутономију и слободу деловања. Такви тимови су посебно ефикасни у ослобођеним организацијама, које карактерише начин рада који нуди велики део самоуправљања и одговорности својим запосленима.
То не значи да мора бити задовољан да прати пројекте и своје сараднике издалека, без редовне интеракције са њима. Због тога је за њега битно да стимулише групну динамику и одржи одређену емулацију, између осталог:
- поделите своју визију, дајте смисао,
- подсећају се на заједничке циљеве,
- изградити снажну корпоративну / тимску културу,
- препознају и вреднују обављени рад,
- појачајте различите канале комуникације …
Практични савети за свакодневно управљање виртуелним тимом
Да би повећао продуктивност и успех тима географски раштрканих запослених, менаџер мора да користи праве алате и да користи праве методе управљања, имајући одређени број специфичних капацитета. Од алата за сарадњу до кључних пракси, ево неколико идеја за управљање виртуелним тимом.
Регрутујте праве људе
Саставите прави тим . Оно што ће се састојати од сарадника способних за ефикасан рад на даљину. Довољно аутономни, мотивисани, сналажљиви, са добром способношћу писмене и усмене комуникације, знајући како ефикасно управљати својим временом. А посебно у кога имати потпуно поверење. Идеја није у томе да менаџер троши своје време тражећи одговорност како би био сигуран да је посао обављен.
Приликом запошљавања ових радника, менаџер мора посебно осигурати њихову способност да раде у виртуелном тиму: опуштено са усвојеним и успостављеним комуникацијским средствима, сналажљиво у суочавању са свим потешкоћама или проблемима које треба ријешити, али способно тражити помоћ ако је потребно.
Створите однос поверења са сваким запосленим
Поверење је основа сваког односа. Ово има савршеног смисла када се менаџер и његови сарадници виде само повремено.
Од суштинског је значаја да менаџер створи и одржава посебну везу са сваким чланом виртуелног тима:
- комуницирати појединачно и редовно са свима,
- редовно контактирајте сваког запосленог ради прегледа тренутних пројеката и задатака, али и ради неформалније размене,
- нудите редовне видео позиве ради хуманизације односа,
- дајте и тражите повратне информације,
- итд.
Направите виртуелну повељу тима
Успоставите документ који јасно дефинише тим и његова правила рада:
- сврха групе,
- дефиниција виртуелног тима ,
- представљање чланова : идентитет, улоге, одговорности, контакт подаци, место становања итд.
- правила рада : организација рада, процес комуникације, размена информација и процес управљања пројектима, планирање формалних и неформалних састанака итд.
- дефинисање циљева : доступна средства, очекивани резултати, коришћени показатељи итд.
Овај документ такође може послужити као подршка сваком придошлом у тим.
Дефинишите радне процесе који су стандардизовани и флексибилни
Алати, организација рада, процес, комуникација, опрема, а понекад и намјештај и радно окружење елементи су који се могу наметнути запосленима. С једне стране олакшати рад и размену. С друге стране, неговати осећај припадности истој групи.
Стандардизација уз остављање довољне аутономије и слободе запосленима гарант је поверења и доследности. Сви подлежу истим правилима.
Ова доследност менаџера према свим члановима његовог тима омогућава бољу ефикасност и избегава неспоразуме и друге демотивишуће факторе.
Дефинишите термине за повезивање
Побрините се да се радно време сарадника подудара са одређеним временским интервалима, посебно када чланови тима раде са места са различитим временским зонама. Менаџер може искористити ове тренутке за организовање размене између свих чланова групе и / или за комуникацију са целим тимом.
Препоручује се да се већина запослених ради истовремено у распону од 3 до 4 сата дневно барем. Чак и ако није потребна посебна размјена, овај принцип омогућава дефинисање одређеног чланства у истој групи. Запослени се осећају мање изоловано и могу ступити у интеракцију ако је потребно.
Осим тога, омогућава брже и ефикасније решавање проблема, ако је потребно.
Изградите тимски идентитет
Организујте редовне догађаје за изградњу тима на којима ће сви чланови виртуелног тима бити физички присутни. Ако то није могуће из било којих разлога, организирајте изазове или потпуно неформалне видео позиве током којих се чланови тима могу боље упознати. Можда би било занимљиво планирати редовне размене ван посла.
- Направите идентичан радни простор за све (хардвер, софтвер, апликације итд.),
- Укључите запослене што је више могуће у дефинисање различитих протокола
Направите виртуелни апарат за кафу
У канцеларији постоји много могућности за дискусију и боље упознавање колега, стварање чврстих радних односа: поздрави, паузе, апарат за кафу, састанци, рођендани итд. Када је тим географски раштркан, неопходно је створити могућности да се исто уради упркос удаљености.
Размена тренутних порука, доступна у било ком тренутку и свим члановима тима, може омогућити непрофесионалну и професионалну размену, задржавајући исти "лагани" тон који бисмо користили да делимо исту канцеларију. Запослени ће, на пример, моћи да прославе рођендане или било који други важан датум који се тиче њихових колега, поделе своје планове за викенд или чак поделе своја искуства / открића / хобије.
Подстичите лични контакт и међуљудску размену између чланова тима.
Препознајте и наградите обављени посао
Да бисте задржали мотивацију и посвећеност, наградите добар рад. Можда би било прикладно поставити изазове који ће, ако се победе, донети награду: извођење одређеног броја пројеката, постизање дефинисаног промета, потврђивање нових вештина, стицање новог знања итд. Ове награде могу бити различитих врста: бонуси, нове одговорности, позиви на одређени догађај, поклони итд.
Такав приступ не само да омогућава одржавање мотивације на високом нивоу, већ такође омогућава сваком запосленом да се осећа као део правог тима.
- Поставите СМАРТ циљеве,
- Промовише улогу свих у групи,
- Славите успехе,
- итд.
Ова датотека се односи на: Бити добар менаџер: праксе и алати - Како управљати тимом?
