Одлагања на послу или на састанцима су уобичајена, међутим, одговорност је менаџера да предузме мере како ова лоша навика не би ескалирала и на крају поткопала ефикасност целог тима.
Касни запослени, када реаговати?
Изгубљени кључеви, гужве у саобраћају, проблем у јавном превозу, лоше време, продужени телефонски разговор, хитност да се позабавимо … Сви смо каснили једног дана у канцеларију или на неки састанак, упркос нашој доброј вољи.
Суочени са запосленим који једном или два пута касни, важно је да менаџер у овом тренутку покаже разумевање и минимум хуманости.
Међутим, ако касни долазак постане навика, вријеме је за акцију. Зато што кашњење може имати одређене негативне утицаје на тим, па чак и на целу компанију:
- дезорганизација,
- смањење ефикасности и продуктивности,
- погоршање радног окружења,
- тензије, сукоби унутар тима, службе,
- итд.
Како реаговати?
Када одлагања постану редовна, чак и свакодневна, менаџер мора да интервенише пре него што му ситуација потпуно побегне и ствари ескалирају.
-
Имајте јасну политику о кашњењима
Први корак је имати јасан и успостављен говор и политику у вези са кашњењима. Ако нигде ништа није предвиђено, запослени могу узети слободу - понекад и задовољство - да дођу кад желе. Или барем не брините превише о тачности уопште.
Изнад свега, избегавање неблаговремених одлагања укључује вођење примера. Менаџер који жели да види своје запослене на време на послу или на састанку учиниће част да сам буде тачан.
Осим тога, компанија мора имати јасну комуникацију на тему:
- приказ општег радног времена,
- у уговору о раду запослених прецизирају дане и време за почетак и крај дана,
- навести казне у случају непоштовања ових рокова - неоправдано -
- навести процедуру коју треба следити у случају кашњења,
- објасни контролу предузећа над радним временом, ако је применљиво.
-
Обавестите запослене да сте приметили њихова кашњења
Важно је да менаџер обавести своје запослене да се не вара и да примећује њихова кашњења. У супротном, могли би помислити да њихова одлагања остају незапажена или су прихваћена.
Да бисте то урадили, није потребно упозоравати запосленика на кашњење чим прође кроз врата. Боље је бити конструктивнији.
На пример, поздрављање свих својих запослених ујутру је навика која омогућава менаџеру да обиђе своје трупе - и тако сазна за све изостанке или одлагања - и запосленима да буду савршено свесни да је њихов менаџер свестан њихових одсутности.
Још један савет је да прођете поред стола покојног запосленика када стигну. Тако ће несвесно схватити да је његов менаџер приметио његово одлагање и да ће након тога бити пажљивији.
На састанку је једноставна чињеница да прекине своју интервенцију док се касно не смести довољно да укаже последњем да његово понашање није прикладно.
Обично једноставно обавештавање запосленика - јасно или на суптилнији начин - да сте приметили кашњење доводи до тога да убудуће обраћају више пажње.
-
Наведите и анализирајте кашњења
Сва одлагања немају исте узроке, нити исту природу, нити исте последице. Запослени који увек долази 5 или 10 минута касно ујутру, али напушта канцеларију исто касно - или чак знатно дуже - није ствар државе све док није у позицији која захтева беспрекорну тачност (корисничка служба, пријем , продавница итд.).
Запослени у „усамљеној“ позицији може себи приуштити да повремено долази касно ако добро ради свој посао и редовно напушта канцеларију касније него што се очекивало. Нема утицаја на рад других. Насупрот томе, запослени који касни на састанак или има мисије у блиској сарадњи са разним колегама не може себи приуштити да редовно касни. Колективни рад би био јако поремећен.
Због тога је неопходно предузети неопходне кораке уназад и објективно анализирати наведена кашњења како би се поступило на одговарајући начин. Не треба узети у обзир толико кашњење само по себи, већ више посљедице посљедњег на колективни рад, тим, атмосферу итд.
Након што је одлучено да је одлагање заиста проблем, добра је пракса да менаџер води евиденцију о различитим закашњењима. Ово последње ће представљати конкретан и неоспоран елемент у случају сазивања закаснелог запосленог. Осим тога, у случају поновљених кашњења која су штетна за предузеће, овај регистар ће подржати одлуку о изрицању казни.
-
Договорите интервју са поновљеним преступником
Следећи корак за менаџера, након што су писмено забележена кашњења његовог сарадника, је да позове закаснелог лицем у лице како би с њим имао објашњење и преобликовао његово понашање. Разговор се, наравно, одвија далеко од очију и ушију других запослених.
У зависности од уочених кашњења и њихових последица, интервју може бити више или мање формалан. Циљ није да се суди о особи, већ о њеном понашању и да се делује конструктивно како би се натерало да усвоји прикладније понашање или да се примене санкције предвиђене уредбом, ако је потребно.
Пожељно је, колико је год могуће и увек у зависности од озбиљности последица, настојати да се разуме разлог кашњења. Запослени може тренутно проћи кроз тешке тренутке у свом личном животу који изазивају ова кашњења. У овом случају, идеја је да му се помогне да предузме мере за решавање ових кашњења. У зависности од контекста и узрока, ове радње могу бити вишеструке (ревизија радног времена, постављање дана рада на даљину, прилагођавање распореда запослених итд.).
-
Поставите акциони план
Последњи корак је или:
- планирајте заједно са закасњелим особама одговарајуће радње да исправите ово понашање и спречите да се то понови. Пратите и честитајте на напорима, прегледајте спроведене радње или санкционишите ако одлагања потрају.
- применити одговарајуће санкције: упозорење итд.
Ова датотека се односи на: Бити добар менаџер: праксе и алати - Преобликовање подређеног - Управљање тешким личностима
