Објављивање лоших вести, шта год да је, опасна је вежба за менаџера који може бити веома непријатан, посебно када мора да саопшти елементе на које се не претплати у потпуности.
Менаџмент и лоше вести
Менаџерска комуникација је уметност коју је неопходно савладати када је у питању управљање тимом. Иако је релативно лако комуницирати у мирним временима и доносити добре вести, вежбање се брзо може претворити у мору када су у питању лоше вести.
Понекад заглављен између стене и тврдог места, његовог највишег менаџмента и запослених, менаџер мора бранити интересе компаније, али и интересе свог тима. Можда ће доживети снажан осећај нелагоде са својим запосленима ако мора да објави вест коју не подржава у потпуности, чак и ако разуме основне разлоге (смањење буџета, отпуштања итд.).
Комуникација је саставни део управљачког става. У ствари, дужност менаџера је да преузме своје одговорности и конструктивно комуницира са својим тимом, у добрим и лошим временима. Они могу имати различите облике и различите степене озбиљности:
- буџетска смањења
- лоши резултати
- невалидација пројекта
- необнављање уговора
- пенали за кашњење у буџету пројекта
- одбијање повишице, унапређење, трансфер, плаћени одмор итд.
- Упозорење
- отпуштање
У зависности од контекста, личности које се налазе, саме суштине вести и степена њихове важности, менаџер ће обезбедити ефикасну комуникацију имајући на уму да разговара са особом.
Стога ће бити потребно слушање, добронамјерност, здрав разум и емпатија!
Како саопштавате лоше вести?
Не постоји чудотворан рецепт за такво саопштење и очекивање да дотични запослени реагују као да се ништа није догодило. У зависности од контекста и степена важности вести и од тога да ли се то тиче једне особе или целог тима, менаџер ће морати да прилагоди своју интервенцију.
Међутим, можемо дефинисати заједнички оквир за припрему и објављивање лоших вести.
Припремите своју поруку и интервенцију
Прво што треба да урадите пре него што објавите лоше вести једном или више запослених је да разумете све ситнице и недостатке:
- У ком контексту је донета одлука везана за ову вест?
- Зашто ? Шта је узрок ове одлуке? Који су били улози?
- Ко је одлучио? Ко је консултован?
- Да ли је ово једина могућа одлука? Које су биле друге могућности?
Од суштинског је значаја за менаџера да одвоји време потребно за потпуно разумевање вести ако не потиче директно од њега, како би могао да пренесе информације на релевантан и претпостављен начин и да одговори на сва питања свог саговорника. .
Осим тога, важно је и да менаџер структурира начин на који објављује вести пре састанка и да се припреми за различите могуће реакције.
Погодно је за њега да размисли о најбољем углу приступа, да пронађе праве речи за окупљање, да приђе, да изнесе, објасни и не повреди сараднике. Моћи ће да размисли о речима добродошлице које ће употребити. Речи које ће сараднике од самог почетка интервјуа обавестити о садржају састанка. Циљ је припремити их што је могуће мање за најаву.
Менаџер може позвати своје способности за емпатију и емоционалну интелигенцију. Покушавајући да се стави на место свог сарадника - чије функционисање познаје, биће му лакше да пронађе праве речи.
Изаберите право време и право место
Да бисте смањили утицај лоших вести, важно је и да изаберете право место - неутрално и из знатижеље - и када да га прекинете. И овде ће се, у зависности од контекста, садржаја и броја укључених људи, менаџер одлучити за најприкладније решење.
Међутим, прикладно је не чекати. Када се одлука донесе, важно је да је брзо пренесете. Што је менаџеру потребно више времена да саопшти лоше вести, то ће му бити теже да учини. Осим тога, запослени не би требало да чује за то на било који други начин.
Будите директни док сте дипломатски
Начин на који ће менаџер објавити лоше вести зависи од реакције његових / њених сарадника. Комуникација - вербална и невербална - овде поприма сву своју важност, јер и најмањи гест лица или микро израз лица супротан формулисаним речима може довести до неспоразума, погрешног тумачења поруке. Циљ је уклонити све нејасноће или сумње у погледу садржаја пренесене поруке.
Менаџер мора бити директан, јасан, прецизан, док је и даље дипломатичан и забринут од стране саговорника. Он мора бити искрен и искрен, не претјерујући и не изгледајући као лицемјер. Лоше вести је тешко сварити. Нема потребе да додајете више речи или понашања која би звучала лажно. Нема потребе да говорите о киши или лепом времену или да одступате на другу тему осим вести.
Постигните равнотежу између хладног, безизражајног / непомичног држања у преношењу лоших вести и превише сажаљевајућег држања.
Објаснити
Пренесите вести тако што ћете избегавати лупање по жбуњу, већ прецизно објашњавајући и држећи се чињеница зашто је ова одлука, као и процес који је до ње довео. Обезбедите јасне и прецизне елементе.
Важно је да дотични запослени има уверавања да ова одлука није донета олако или по вољи његовог менаџера, већ на поштен начин, поштујући протокол прецизно дефинисан у прописима компаније, на пример.
Менаџер тако може свом запосленом објаснити разлоге за ову вест, процес који је уследио, људе које су консултовали / укључили у доношење одлука.
Менаџер може свом сараднику изразити своју нелагоду у односу на поменуту одлуку ако она не потиче у потпуности од њега и што се не придржава у потпуности процеса, али ће задржати своје критике у вези са протоколом или начином поступања за његову хијерархију. Циљ није дискредитовати никога у односу на друге запослене - постојећи процес, руководство компаније или запосленог о коме је реч - и преузети њихове одговорности као менаџера.
Пазите да не улазите у расправу о меритуму или природи одлуке. Потоњи је сахрањен и нема говора о враћању на то.
Да преузму своје одговорности
Ово је следеће: будите храбри са обе руке и преузмите одлуку, без обзира да ли она у потпуности потиче од вас самих или не. Менаџер ће, ако је могуће, радије лично пренети лоше вести. Он ће избећи слање е -поштом или делегирање овог деликатног задатка на трећу страну.
Исто тако, немојте се скривати иза треће особе, кривите друге за одлуку. Положај менаџера подразумева знање о преузимању одговорности за оно што се дешава у његовом тиму и доношењу исправних одлука, било да су синоним за добре или лоше вести за тим.
Поздравне реакције / емоције
Једном када се објаве лоше вести, постоји велика шанса да ће запослени на овај или онај начин реаговати са више или мање жестине. Важно је да менаџер пусти саговорника да чује и реагује, у разумним границама, наравно.
Менаџер ће морати да активира своје меке вештине, посебно:
- емоционална интелигенција: прихватање реакције на лоше вести. Сасвим је нормално да реагујете на лоше вести које нисте очекивали.
- емпатија: стављање себе на место саговорника (ова) омогућава менаџеру да боље разуме реакције својих сарадника и да их боље дочека.
- активно слушање: потпуно слушање реакција - вербалног и невербалног језика - и одговарање на постављена питања. Запослени на које утиче лоша вест морају / морају бити саслушани и узети у обзир. Осим тога, прикупљање повратних информација о његовом начину рада такође може бити конструктивно за менаџера.
- добронамерност: оставите време запосленима да интегришу вести.
Напредовати
Објасните шта ће проистећи из одлуке:
- фазе након објављивања лоших вести - посебно у контексту отпуштања или реструктурирања …
- имплементација нових директива или најављених алтернатива: промена софтвера, измена процедура итд.
- опције које су на располагању дотичном запосленом (има) - посебно током откупа, реструктурирања, премештања итд.
- промене унутар тима: рад, расподела задатака, реструктурирање, запошљавање новог запосленог, тражење нових добављача, тражење јефтинијих алтернативних решења итд.
Останите конструктивни
Које год вести буду објављене, тим ће морати да настави напред. Због тога је од суштинске важности да менаџер већ изгради вести након лоших вести и представи радње / промене после лоших вести.
Заиста, без обзира на то да ли се ради о једном запосленом или о цијелом тиму, важно је остати на курсу и одржати морал и ефикасност трупа и кохезију у најбољем случају.
Ова датотека се референцира у: Менаџерска комуникација - знати како послати поруку свом тиму
