У погледу управљања временом и организације, Еисенховер-ова матрица је битан и једноставан за коришћење алат. Његови квадранти олакшавају подршку доношењу одлука при одређивању приоритета задатака. Сазнајте која су подручја примене и како је ефикасно користити.
Презентација методе
Многе методе, пре него што су их користили менаџери, биле су оруђа војне стратегије. То је случај са овом матрицом коју је замислио Двигхт Давид Еисенховер.
Осим што је био 34. председник САД, Ике по надимку, био је првак свих категорија у погледу продуктивности. И то у разним областима. Његова тајна? Алат - тачније матрица - омогућава лако и ефикасно одређивање приоритета према две осе: важност и хитност. Ово вам омогућава да нацртате 4 различита квадранта:
- Квадрант 1 : важни и хитни задаци,
- Квадрант 2 : важни задаци, али нису хитни,
- Квадрант 3 : неважни, али хитни задаци,
- Квадрант 4 : Неважни и неодложни задаци.
Хитно дугме + / важност + је, наравно, главни приоритет у погледу лечења. Задаци који нису хитни нити важни не спадају у приоритетне циљеве. Могу се чак и напустити ако су заиста непотребне.
Подручја примене
Ова позната класификација применљива је у многим областима, како у професионалном, тако и у приватном животу:
- управљање временом,
- организација његовог рада,
- одређивање приоритета,
- одлучивати ,
- делегирање на трећу страну …
Интереси и ограничења
Ова метода има предност размислите о приоритизацији својих акција и направите корак уназад у поређењу са последњим.
Међутим, једноставност приказана на први поглед донекле је заблуда. Заиста, често је редуктивно класификовати задатке које треба извршити у ове 2 осе. Осим тога, субјективна страна нашег суда може брзо бити кочница када задаци немају прецизан рок или када је у питању утврђивање важности или не активности коју треба извршити.
Стога је ова матрица полазна тачка за анализу чији је циљ за менаџера посебно да дефинише задатке који ће бити делегирани. У зависности од расположивог времена и степена важности радње коју треба предузети, он може одлучити о деловима које може поверити једном или више сарадника. Циљ је задржати контролу над својим радним оптерећењем и мудро користити његову додатну вредност.
Како се користи Еисенховер -ова матрица?
Две осе - важност и хитност - омогућавају дефинисање 4 квадранта од којих сваки одређује карактер елемената које садржи према ова 2 критеријума.
Важност се односи на задатке који вас држе напред. Заснива се на утицају потоњег на друге елементе, али и на додатној вредности коју његово остварење доноси.
Хитност се односи на задатке који захтевају вашу хитну пажњу и заснива се на времену које је потребно за завршетак овог другог, као и на њихове рокове. Понекад је тешко дефинисати да ли је нека ставка хитна или не, јер то често зависи од спољних фактора. Осим тога, врло је субјективно: степен хитности ће варирати од особе до особе у зависности од тога како се осећају у вези са дотичним задатком, повезан са њиховим стресом, вештинама, искуством, начином рада итд.
Стога је за ефикасно попуњавање матрице неопходно бити објективан и заснован на чињеничним и конкретним елементима колико је то могуће.
Да се то примети важност превазилази хитност.
Квадрат 1: важни и хитни задаци
Листа овде:
- задаци који захтевају супер брза пажња и акција - чак и одмах,
- тхе елементи који утичу на ваше циљеве ,
- тхе ставке које имају директне последице на напредак пројекта ,
- а Проблем за решавање хитно - сукоб, криза итд. -
- тхе важне позиве / е -пошту које треба брзо решити …
Неки задаци се налазе овде јер нису ефикасно планирани. То може бити случај за израду извештаја или извештаја који сте непрестано извештавали - који би се у почетку ставио у квадрант 2 или 3 у зависности од случаја - и чији вам рок и важност не остављају други избор него да то учините од сада приоритет, позиција у квадранту 1.
Квадрат 2: важни, али не хитни задаци
Овај део се односи на важне задатке, али за које је степен хитности нижи од оних који су постављени у квадранту 1. Због тога се мора унети следеће:
- мисије које немају нема блиског рока, али који имају одређени степен важности за вас, ваш тим, ваше пословање итд.
- тхе елементи за планирање наредних недеља,
- тренуци посвећени стратешки сат ,
- ' израду акционог плана , пројекат,
- тхе обука , тренирање …
Квадрат 3: неважни, али хитни задаци
Ево „ометајућих“ елемената који захтевају хитну пажњу, али немају стварни утицај на наш рад, као што су:
- лечење од неке телефонске позиве, е -пошту, поруке разне,
- тхе захтев запослених / колега / пружалаца услуга потребне хитне информације, савети, рука помоћи,
- тхе задаци који су важни за друге, али нису важни за вас и напредак вашег рада,
- тхе ставке које можете делегирати трећој страни …
Квадрат 4: задаци ни важни ни хитни
Ова последња кутија тиче се свих паразитских и бескорисних елемената које морате напустити ради веће ефикасности:
- лоше навике непродуктивно,
- ометања спречавање ефикасног напредовања (сурфовање интернетом, нежељена обавештења итд.),
- колебања дуготрајно и прождирање позитивне енергије,
- тхе премишљања на оно на шта немате контролу …
Укратко, Еисенховер -ова матрица свакако није савршена и на крају релативно тешка за употребу на ефикасан и релевантан начин, али има заслуге за имплементацију занимљив корак уназад у смислу управљања нашом најдрагоценијом робом: временом, као и свешћу о нашем стресном стању и нашем начину схватања хитности - понекад прилично релативном.
Ова датотека је референцирана у: Управљање временом: ефикасност, продуктивност и спокојство - Доношење одлука: процеси и замке које треба избјећи
